La página gerencial (VI)

Organizar y ejecutar.

Hola amigos. Hemos visto en las entregas anteriores que las funciones administrativas son esenciales para una gestión eficaz dentro de cualquier organización. Estas funciones, son: planificar, organizar, ejecutar y controlar, funciones que se deben trabajar en conjunto para asegurar que se alcancen los objetivos de tu empresa de manera eficiente y efectiva. Habiendo ya cubierto la planificación, este resumen se centrará en las funciones de organizar y ejecutar, proporcionando una comprensión integral de sus roles e importancia en el proceso administrativo. Nos queda pendiente para la próxima entrega hablar sobre la función Control.

1. Organizar: (Responde a la pregunta ¿Cómo lo debo hacer?)

Organizar es la función administrativa que sigue a la planificación. Involucra la disposición de recursos y tareas de manera estructurada para alcanzar las metas establecidas durante la fase de planificación. Los aspectos clave de organizar:

a. Asignación de Recursos. Humanos, Físicos y Financieros.

b. Departamentalización Funcional: Agrupar actividades según funciones (por ejemplo, marketing, finanzas, producción) y Departamentalización Divisional. Organizar según productos, servicios o ubicaciones geográficas.

c. Establecimiento de jerarquías: en cuanto a Cadena de Mando (definir líneas claras de autoridad y relaciones de reporte para asegurar la responsabilidad). Y a Tramos de Control (determinar la cantidad de empleados que un supervisor puede supervisar efectivamente, equilibrando eficiencia con manejabilidad.

d. Coordinación Horizontal (asegurar la colaboración y comunicación entre diferentes departamentos o unidades) y Coordinación Vertical (alinear actividades y objetivos desde la alta gerencia hasta los empleados de primera línea).

e. Definición de Roles y Responsabilidades de Puestos (describir claramente los deberes, responsabilidades y expectativas de cada rol) y de Autoridad y Responsabilidad (asignar autoridad a los individuos y hacerlos responsables de su desempeño).

Al organizar efectivamente, una organización puede crear una estructura coherente que promueva la eficiencia, reduzca la redundancia y mejore la colaboración, lo que lleva al éxito en la implementación de los planes.

2. Ejecutar: (Responde a la pregunta ¿Con quién lo voy a hacer?)

Ejecutar, también nombrada como gestión de los Recursos Humanos, es el proceso de llevar a cabo los planes y estrategias desarrollados durante la fase de Planificación. Involucra poner en acción los recursos organizados para alcanzar los objetivos organizacionales. Los componentes principales de la ejecución son:

a. Dirigir. Con liderazgoInspirar y motivar a los empleados para trabajar hacia los objetivos organizacionales. Los líderes efectivos comunican la visión, establecen dirección y fomentan un ambiente de trabajo positivo. Tomar decisiones oportunas e informadas para abordar problemas y capitalizar oportunidades. Esto incluye habilidades de resolución de problemas.

b. Comunicación: asegurar una comunicación clara y constante dentro de la organización. Esto implica compartir información, actualizaciones y retroalimentación a través de reuniones, correos electrónicos y otros canales.Gestionar la comunicación con partes interesadas externas, como clientes, proveedores y socios, para construir y mantener relaciones.

c. Implementar Procesos: establecer procedimientos estandarizados para asegurar consistencia y eficiencia en las operaciones.

d. Motivación y Recompensas: ofrecer recompensas e incentivos para motivar a los empleados y reconocer sus logros. Esto puede incluir bonificaciones, ascensos u otras formas de reconocimiento.Invertir en la capacitación y desarrollo de los empleados para mejorar sus habilidades y capacidades, fomentando una cultura de mejora continua.

La ejecución efectiva requiere un liderazgo fuerte, comunicación clara y la capacidad de adaptarse a las circunstancias cambiantes. Al ejecutar con éxito los planes, las organizaciones pueden alcanzar sus metas, mantener su competitividad y asegurar el éxito a largo plazo.

En resumen: organizar y ejecutar son funciones administrativas cruciales que trabajan en conjunto para transformar los planes en realidad. Organizar establece la base mediante la disposición de recursos y la creación de estructuras, mientras que ejecutar lleva esos planes a la práctica mediante una acción efectiva y liderazgo. Dominar estas funciones permite a las organizaciones operar eficientemente, responder a desafíos y alcanzar sus objetivos estratégicos. En la próxima entrega, analizaremos la función de Control, que asegura que las actividades organizacionales que se realicen coincidan con lo que hayamos planificado, medir las desviaciones para ajustar la Planificación.

Recuerden que estoy a su disposición para aclarar algún aspecto o para responder a sus preguntas.